Uppdragstagare
Uppdragstagare är du som har anlitats som uppdragstagare (t.ex. konsult eller rådgivare) av ICA-handlarnas Förbund. I de fall definitionen medarbetare används i texten nedan avses både du som uppdragstagare och/eller anställda hos Förbundet.
Varifrån samlar Förbundet in personuppgifter?
Dig själv
Förbundet samlar in de personuppgifter som du själv lämnar till oss. De uppgifterna använder Förbundet till exempel för att:
- hantera verksamheten (till exempel för att hantera IT-supportärenden)
- kommunicera med hjälp av Förbundets IT-resurser, t.ex. i samband med e-post.
Din arbetsgivare
Förbundet samlar in personuppgifter som din arbetsgivare lämnar till oss. De uppgifterna använder Förbundet till exempel för att:
- hantera uppdragsförhållandet
- leda och fördela arbetet (till exempel planera personalbehov och bemanning, lägga scheman och hantera frånvaro).
Försäkringsbolag
Förbundet samlar in personuppgifter som försäkringsbolag lämnar till oss. De uppgifterna använder Förbundet till exempel för att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav (till exempel i samband med en rättsprocess eller en tvist).
Övriga källor
Förbundet samlar även in personuppgifter om dig från andra håll, till exempel från leverantörer och kunder. De uppgifterna använder Förbundet till exempel för att kommunicera med dem och för att hantera verksamheten.
Information om kategorier av personuppgifter (pdf)
Varför behandlar Förbundet dina personuppgifter?
Hantera uppdragsförhållandet
Förbundet använder dina uppgifter för att hantera uppdragsförhållandet. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att:
- lagra grundläggande information (till exempel namn och titel) och dokument (till exempel uppdragsavtal och CV) om dig i våra system
- hantera användarkonton och arbetsverktyg
- skriva och ingå sekretessavtal med dig
- beräkna och betala ut arvode till dig (om uppdraget är arvoderat)
Förbundet använder även dina uppgifter för att kommunicera med din arbetsgivare om dig och uppdraget.
Hantera kompetensutveckling
Förbundet använder dina uppgifter för att hantera kompetensutveckling. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att:
- ordna utbildningar
- lagra utbildningsresultat
- följa upp och utvärdera genomförda utbildningar
Genomföra event, möten, seminarier, utbildningar och andra aktiviteter
Förbundet behandlar dina uppgifter för att planera, följa upp och genomföra aktiviteten. Mer specifikt gör vi det för att till exempel skicka ut inbjudningar och information, registrera ditt deltagande och eventuella matpreferensen, hantera bilder och i vissa fall publicera dina uppgifter i olika digitala kanaler.
Leda och fördela arbetet
Förbundet använder dina uppgifter för att leda och fördela arbetet. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att:
- planera personalbehov och bemanning
- lägga scheman
- hantera frånvaro
Hantera verksamheten
Förbundet använder dina uppgifter för att hantera verksamheten. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att:
- göra rumsbokningar och matbeställningar
- hantera felanmälningar av lokaler och inventarier
- hantera IT-supportärenden
I vissa fall använder Förbundet även dina uppgifter för att:
- skriva verksamhetsdokumentation (till exempel projektdokument)
- undersöka hur resurser ska fördelas (till exempel i samband med ett projekt)
- hantera internfakturering mellan olika ICA-bolag
Utvärdera och följa upp verksamheten
Förbundet använder dina uppgifter för att utvärdera och följa upp verksamheten. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att:
- ta fram rapporter och statistik (till exempel för projekt)
- göra internrevisioner
- hantera, utreda och följa upp risker i verksamheten (till exempel säkerhetsrisker)
Genomföra analys för ökad verksamhetsinsikt och verksamhetsplanering
Förbundet använder dina uppgifter för att göra analyser för ökad verksamhetsinsikt och verksamhetsplanering. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att ta fram rapporter och
statistik över olika nyckeltal relaterat till mångfald, frånvaro, personalomsättning och arbetsrelaterade tillbud.
Möjliggöra kommunikation mellan medarbetare
Förbundet använder dina uppgifter för att medarbetare ska kunna kommunicera med varandra, till exempel genom att hantera Förbundets adressbok över medarbetares namn och kontaktuppgifter.
Kommunikation mellan medarbetare och externa personer i tjänsten
Förbundet använder dina personuppgifter när du kommunicerar med andra medarbetare och med externa personer i uppdraget, till exempel när du skickar e-post till andra medarbetare eller till en extern personers e-postadress.
Kommunikation om Förbundets och ICA-handlarnas verksamhet
Förbundet behandlar dina uppgifter i syfte att kommunicera om den verksamhet som Förbundet och ICA-handlarna bedriver, t.ex. genom hantering och publicering av olika handlarinitiativ och samhällsengagemang som du eller vi kommunicerar om i olika kanaler, såsom nyheter, reportage, verksamhetsberättelser och pressmeddelanden.
Intern kommunikation om verksamheten och verksamhetsförändringar
Förbundet använder dina uppgifter för intern kommunikation som handlar om verksamheten och om verksamhetsförändringar. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att publicera nyheter om verksamheten i olika interna kanaler och i internt utbildningsmaterial.
Intern kommunikation om medarbetare
Förbundet använder dina uppgifter för intern kommunikation om medarbetare, till exempel för att publicera information om medarbetare i digitala kanaler och informera om personalförändringar.
Extern kommunikation om verksamheten och verksamhetsförändringar
Förbundet använder dina uppgifter för extern kommunikation om verksamheten och verksamhetsförändringar. Det gör Förbundet till exempel för att publicera pressmeddelanden och rapporter som rör verksamheten i externa kanaler, som till exempel finansiella rapporter, hållbarhetsrapporter och försäljningsrapporter.
Extern kommunikation om medarbetare
Förbundet använder dina uppgifter för extern kommunikation om medarbetare, till exempel för att publicera namn, bild och kontaktuppgifter på externa webbsidor.
Kommunikation mellan medarbetare för privata ändamål
Förbundet använder dina uppgifter för att medarbetare ska kunna kommunicera med varandra om privata ärenden (i rimlig utsträckning). Det kan till exempel handla om att fråga en annan medarbetare om en lunchträff. Förbundet läser inte dina privata mejl annat än i undantagsfall vid misstanke om till exempel brott mot interna regler om användning av IT-resurser. Se till att markera privata mejl som privata eller spara dessa i en särskild katalog.
Kommunikation för rekrytering
Om du har ett uppdrag som innebär ett chefsansvar använder Förbundet dina uppgifter för att kommunicera vid rekrytering, till exempel när Förbundet publicerar platsannonser.
Utrednings- och säkerhetsskäl
Förbundet använder dina uppgifter av utrednings- och säkerhetsskäl. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att:
- registrera in- och utpasseringar
- hantera besöksmottagning
- utfärda passer- och säkerhetskort
- hantera åtkomst och behörighetsstyrning av olika IT-resurser
Förbundet använder även dina personuppgifter vid loggar och uppföljning av IT-användning för att uppfylla aktuella säkerhetskrav.
Förbundet kan även använda dina personuppgifter för att övervaka och utreda att du följer Förbundets riktlinjer, policyer och rutiner.
Förbundet kan även behöva använda dina personuppgifter vid hantering av incidenter i verksamheten, som till exempel säkerhetsincidenter och när Förbundet gör säkerhetsutredningar.
Hantera, skydda och utveckla system och tjänster
Förbundet använder dina uppgifter för att hantera, skydda och utveckla Förbundets system och tjänster. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att felsöka, säkerhetskopiera och hantera problem och förändringar i system och applikationer.
Förbundet använder även dina personuppgifter när Förbundet loggar IT-användning och IT-incidenthantering, till exempel vid en driftsstörning. Förbundet kan även använda dina personuppgifter vid hantering av licenser av system och tjänster.
Hantera och bemöta rättsliga krav
Förbundet använder dina uppgifter för att hantera och bemöta rättsliga krav. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel:
- för att hantera krav mot och från anställda och fackliga organisationer
- i samband med andra krav och rättsprocesser (till exempel gentemot en leverantör)
- när Förbundet tar fram olika typer av formella eller juridiska skrivelser och överenskommelser
Uppfylla rättsliga skyldigheter
Förbundet använder dina uppgifter för att uppfylla de rättsliga skyldigheter som gäller för Förbundet. Det gör Förbundet för att till exempel uppfylla de krav som finns i diskriminerings-, arbetsmiljö- och dataskyddslagstiftningen.
Diskrimineringslagstiftning
Förbundet använder dina uppgifter för att uppfylla de krav som finns i diskrimineringslagstiftningen. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att:
- aktivt arbeta för att motverka diskriminering
- verka för lika rättigheter och möjligheter oavsett till exempel kön
Arbetsmiljö och rehabilitering
Förbundet använder dina uppgifter för att uppfylla de krav som finns i arbetsmiljölagstiftningen. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att:
- göra individuella arbetsmiljöanpassningar
- ha ett systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)
- hantera, utreda och åtgärda eventuella arbetsmiljöincidenter
- samverka med fackliga organisationer inom ramen för skyddskommitténs arbete med arbetsmiljöfrågor
Övriga arbetsrättsliga skyldigheter
Förbundet använder dina uppgifter för att uppfylla övriga arbetsrättsliga skyldigheter som gäller för Förbundet. Det handlar till exempel om att skriva och lagra protokoll från fackliga förhandlingar.
Övriga rättsliga skyldigheter
Förbundet använder dina uppgifter för att uppfylla övriga rättsliga skyldigheter som gäller för Förbundet. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att uppfylla redovisnings- och bokföringskrav enligt bokföringslagen.
Detaljerad information om behandlingar (pdf)
Mottagare som information delas med
I vissa fall behöver Förbundet dela med sig av dina personuppgifter till andra mottagare.
Om Förbundet delar dina personuppgifter ansvarar mottagaren för att hantera uppgifterna på ett säkert och korrekt sätt.
Förbundet delar personuppgifter med:
Din arbetsgivare
Förbundet delar dina personuppgifter med din arbetsgivare. Det gör Förbundet för att hantera uppdragsförhållandet och för att leda och fördela arbetet, till exempel planera bemanning, lägga scheman och hantera frånvaro.
Leverantörer
Förbundet delar dina personuppgifter med företag som utför tjänster åt oss som rör hanteringen av personuppgifter. De leverantörerna är så kallade personuppgiftsbiträden. Förbundet har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med till exempel IT-tjänster (företag som levererar IT-lösningar, hanterar drift, ger teknisk support och underhåller våra IT-system).
Dessa företag får endast använda dina personuppgifter enligt våra tydliga instruktioner och de får inte använda dina uppgifter för egna ändamål. De är även skyldiga enligt lag och avtal att skydda dina personuppgifter. Förbundet ansvarar för hur dina personuppgifter hanteras av de leverantörer som utför uppgifter åt oss.
Förbundet delar även vissa personuppgifter med berörda leverantörer för mottagarens egen uppföljning och utvärdering (till exempel för att följa upp aktuella säkerhetskrav och licenser), samt för att hantera verksamheten (till exempel matbeställningar). Förbundet delar även personuppgifter med berörda leverantörer i samband med kommunikation med dessa och när Förbundet ordnar utbildningar. Leverantörerna är ansvariga för sin egen hantering av de personuppgifter som Förbundet delar med dem.
Fackliga organisationer
Förbundet delar dina personuppgifter med fackliga organisationer. Det gör Förbundet för att:
- uppfylla de rättsliga skyldigheter som gäller för Förbundet (till exempel förhandlings- och informationsplikt)
- hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav (till exempel i samband med en rättsprocess eller en tvist)
Arbetsgivarorganisationer
Förbundet delar dina personuppgifter med arbetsgivarorganisationer. Det gör Förbundet för att:
- uppfylla de rättsliga skyldigheter som gäller för Förbundet (till exempel förhandlings- och informationsplikt)
- hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav (till exempel i samband med en rättsprocess eller en tvist)
Myndigheter
Förbundet delar dina personuppgifter med olika myndigheter. Det gör Förbundet för att:
- uppfylla rättsliga skyldigheter (till exempel för att lämna kontrolluppgifter till Skatteverket)
- hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav (till exempel med polisen i brottsutredningar eller med domstolar i samband med ett krav eller en rättsprocess)
Försäkringsbolag
Förbundet delar dina personuppgifter med försäkringsbolag. Det gör Förbundet till exempel för att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav (till exempel i samband med en rättsprocess eller en tvist).
Extern rådgivare
Förbundet delar dina personuppgifter med externa rådgivare. Det gör Förbundet till exempel för att:
- uppfylla rättsliga skyldigheter (till exempel revisionsbyråer i samband med revision)
- hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav (till exempel med advokatbyråer eller andra juristbyråer för att hantera krav eller en rättsprocess)
Hotell- och konferensanläggningar och resebyråer
Förbundet delar dina personuppgifter med hotell- och konferensanläggningar och med resebyråer. Det gör Förbundet till exempel när Förbundet bokar tjänsteresor.
Övriga mottagare
Motparter
För att hantera och bemöta rättsliga krav kan Förbundet dela dina personuppgifter med motparter. Motparterna kan till exempel vara leverantörer och leverantörers externa rådgivare.
Potentiella köpare och säljare
När Förbundet genomför en verksamhetsförändring som innebär en överlåtelse av hela verksamheten eller delar av verksamheten kan Förbundet dela personuppgifter med potentiella köpare och säljare.
Övriga externa parter
Vid kommunikation med externa parter delar Förbundet de personuppgifter som du själv eller annan lämnar till de externa parterna.
Detaljerad information om mottagare som uppgifter delas med (pdf)