0%

Dagens bild

Uppdragstagare

Uppdragstagare är du som har anlitats som uppdragstagare (t.ex. konsult eller rådgivare) av ICA-handlarnas Förbund. I de fall definitionen medarbetare används i texten nedan avses både du som uppdragstagare och/eller anställda hos Förbundet.

Varifrån samlar Förbundet in personuppgifter?

Dig själv

Förbundet samlar in de personuppgifter som du själv lämnar till oss. De uppgifterna använder Förbundet till exempel för att:

  • hantera verksamheten (till exempel för att hantera IT-supportärenden)
  • kommunicera med hjälp av Förbundets IT-re­surser, t.ex. i samband med e-post.

Din arbetsgivare

Förbundet samlar in personuppgifter som din arbetsgivare lämnar till oss. De uppgifterna använder Förbundet till ex­empel för att:

  • hantera uppdragsförhållandet
  • leda och fördela arbetet (till exempel planera personalbehov och bemanning, lägga scheman och hantera frånvaro).

Försäkringsbolag

Förbundet samlar in personuppgifter som försäkringsbolag lämnar till oss. De uppgifterna använder Förbundet till exempel för att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav (till exempel i samband med en rätts­process el­ler en tvist).

Övriga källor

Förbundet samlar även in personuppgifter om dig från andra håll, till exempel från leverantörer och kunder. De uppgifterna använder Förbundet till exempel för att kommunicera med dem och för att hantera verksam­heten.

Information om kategorier av personuppgifter (pdf)

Varför behandlar Förbundet dina personuppgifter?

Hantera uppdragsförhållandet

Förbundet använder dina uppgifter för att hantera uppdragsförhållandet. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att:

  • lagra grundläggande information (till exempel namn och titel) och dokument (till exempel upp­dragsavtal och CV) om dig i våra system
  • hantera användarkonton och arbetsverktyg
  • skriva och ingå sekretessavtal med dig
  • beräkna och betala ut arvode till dig (om uppdraget är arvoderat)

Förbundet använder även dina uppgifter för att kommunicera med din arbetsgivare om dig och uppdraget.

Hantera kompetensutveckling

Förbundet använder dina uppgifter för att hantera kompetensutveckling. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att:

  • ordna utbildningar
  • lagra ut­bildningsresultat
  • följa upp och utvärdera genomförda utbildningar

Genomföra event, möten, seminarier, utbildningar och andra aktiviteter

Förbundet behandlar dina uppgifter för att planera, följa upp och genomföra aktiviteten. Mer specifikt gör vi det för att till exempel skicka ut inbjudningar och information, registrera ditt deltagande och eventuella matpreferensen, hantera bilder och i vissa fall publicera dina uppgifter i olika digitala kana­ler.

Leda och fördela arbetet

Förbundet använder dina uppgifter för att leda och fördela arbetet. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att:

  • planera personalbehov och beman­ning
  • lägga scheman
  • hantera frånvaro

Hantera verksamheten

Förbundet använder dina uppgifter för att hantera verksamheten. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att:

  • göra rumsbokningar och matbe­ställningar
  • hantera felanmälningar av lokaler och inventarier
  • hantera IT-supportärenden

I vissa fall använder Förbundet även dina uppgifter för att:

  • skriva verksamhetsdokumentation (till exempel projektdokument)
  • undersöka hur resurser ska fördelas (till exempel i samband med ett projekt)
  • hantera internfakturering mellan olika ICA-bolag

Utvärdera och följa upp verksamheten

Förbundet använder dina uppgifter för att utvärdera och följa upp verksamheten. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att:

  • ta fram rap­porter och statistik (till exempel för projekt)
  • göra internrevisioner
  • han­tera, utreda och följa upp risker i verksamheten (till exempel säkerhetsrisker)

Genomföra analys för ökad verksamhetsinsikt och verksamhetsplanering

Förbundet använder dina uppgifter för att göra analyser för ökad verksamhetsinsikt och verksamhetspla­nering. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att ta fram rapporter och

statistik över olika nyckeltal relaterat till mångfald, frånvaro, perso­nalomsättning och arbetsrelaterade tillbud.

Möjliggöra kommunikation mellan medarbetare

Förbundet använder dina uppgifter för att medarbetare ska kunna kommunicera med varandra, till exempel genom att hantera Förbundets adressbok över medarbetares namn och kontaktuppgifter.

Kommunikation mellan medarbetare och externa personer i tjänsten

Förbundet använder dina personuppgifter när du kommunicerar med andra medarbetare och med ex­terna per­soner i uppdraget, till exempel när du skickar e-post till andra medarbetare eller till en extern personers e-postadress.

Kommunikation om Förbundets och ICA-handlarnas verksamhet

Förbundet behandlar dina uppgifter i syfte att kommunicera om den verksamhet som Förbundet och ICA-handlarna bedriver, t.ex. genom hantering och publicering av olika handlarinitiativ och samhällsengagemang som du eller vi kommunicerar om i olika kanaler, såsom nyheter, reportage, verksamhetsberättelser och pressmeddelanden.

Intern kommunikation om verksamheten och verksamhetsförändringar

Förbundet använder dina uppgifter för intern kommunikation som handlar om verksamheten och om verksam­hetsför­ändringar. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att publicera nyheter om verksamheten i olika interna kanaler och i internt utbildningsmaterial.

Intern kommunikation om medarbetare

Förbundet använder dina uppgifter för intern kommunikation om medarbetare, till exempel för att publicera information om medarbetare i digitala kanaler och informera om personalförändringar.

Extern kommunikation om verksamheten och verksamhetsförändringar

Förbundet använder dina uppgifter för extern kommunikation om verksamheten och verksamhetsför­änd­ringar. Det gör Förbundet till exempel för att publicera pressmeddelanden och rapporter som rör verksam­heten i externa kanaler, som till exempel finansiella rapporter, hållbarhetsrapporter och försäljningsrapporter.

Extern kommunikation om medarbetare

Förbundet använder dina uppgifter för extern kommunikation om medarbetare, till exempel för att publicera namn, bild och kontaktuppgifter på externa webbsidor.

Kommunikation mellan medarbetare för privata ändamål

Förbundet använder dina uppgifter för att medarbetare ska kunna kommunicera med varandra om privata ärenden (i rimlig utsträckning). Det kan till exempel handla om att fråga en annan medarbetare om en lunchträff. Förbundet läser inte dina privata mejl annat än i undantagsfall vid misstanke om till exempel brott mot interna regler om användning av IT-resurser. Se till att markera privata mejl som privata eller spara dessa i en särskild katalog.

Kommunikation för rekrytering

Om du har ett uppdrag som innebär ett chefsansvar använder Förbundet dina uppgifter för att kommunicera vid rekrytering, till exempel när Förbundet publicerar platsan­nonser.

Utrednings- och säkerhetsskäl

Förbundet använder dina uppgifter av utrednings- och säkerhetsskäl. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att:

  • registrera in- och ut­passeringar
  • hantera besöksmottagning
  • utfärda passer- och säkerhetskort
  • hantera åtkomst och behörighets­styrning av olika IT-resurser

Förbundet använder även dina per­sonuppgifter vid loggar och uppföljning av IT-användning för att uppfylla aktuella säkerhetskrav.

Förbundet kan även använda dina personuppgifter för att övervaka och utreda att du följer Förbundets riktlinjer, policyer och rutiner.

Förbundet kan även behöva använda dina personuppgifter vid hantering av incidenter i verksamheten, som till exempel säkerhetsincidenter och när Förbundet gör sä­kerhetsut­red­ningar.

Hantera, skydda och utveckla system och tjänster

Förbundet använder dina uppgifter för att hantera, skydda och utveckla Förbundets system och tjänster. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att felsöka, säkerhetskopiera och hantera problem och förändringar i system och applikat­ioner.

Förbundet använder även dina personuppgifter när Förbundet loggar IT-använd­ning och IT-incidenthante­ring, till exempel vid en driftsstörning. Förbundet kan även använda dina personuppgifter vid hantering av licenser av system och tjänster.

Hantera och bemöta rättsliga krav

Förbundet använder dina uppgifter för att hantera och bemöta rättsliga krav. Mer specifikt gör Förbundet det till ex­empel:

  • för att hantera krav mot och från anställda och fackliga organisationer
  • i samband med andra krav och rättsprocesser (till exempel gentemot en leverantör)
  • när Förbundet tar fram olika typer av formella eller juridiska skrivelser och överenskommelser

Uppfylla rättsliga skyldigheter

Förbundet använder dina uppgifter för att uppfylla de rättsliga skyldigheter som gäller för Förbundet. Det gör Förbundet för att till exempel uppfylla de krav som finns i diskriminerings-, arbetsmiljö- och dataskyddslagstiftningen.

Diskrimineringslagstiftning

Förbundet använder dina uppgifter för att uppfylla de krav som finns i diskrimineringslagstiftningen. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att:

  • aktivt arbeta för att motverka diskriminering
  • verka för lika rättigheter och möjligheter oavsett till exempel kön

Arbetsmiljö och rehabilitering

Förbundet använder dina uppgifter för att uppfylla de krav som finns i arbetsmiljölagstiftningen. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att:

  • göra individuella arbetsmiljöanpassningar
  • ha ett systematiskt arbetsmiljöar­bete (SAM)
  • han­tera, utreda och åtgärda eventuella arbetsmiljöincidenter
  • samverka med fackliga organisationer inom ramen för skyddskommitténs arbete med arbetsmil­jöfrågor

Övriga arbetsrättsliga skyldigheter

Förbundet använder dina uppgifter för att uppfylla övriga arbetsrättsliga skyldigheter som gäller för Förbundet. Det handlar till exempel om att skriva och lagra protokoll från fackliga förhandlingar.

Övriga rättsliga skyldigheter                  

Förbundet använder dina uppgifter för att uppfylla övriga rättsliga skyldigheter som gäller för Förbundet. Mer specifikt gör Förbundet det till exempel för att uppfylla redovisnings- och bokföringskrav enligt bokföringslagen

Detaljerad information om behandlingar (pdf)

Mottagare som information delas med

I vissa fall behöver Förbundet dela med sig av dina personuppgifter till andra mottagare.

Om Förbundet delar dina personuppgifter ansvarar mottagaren för att hantera uppgifterna på ett säkert och korrekt sätt.

Förbundet delar personuppgifter med:

Din arbetsgivare

Förbundet delar dina personuppgifter med din arbetsgivare. Det gör Förbundet för att hantera uppdragsförhållandet och för att leda och fördela arbetet, till exempel planera bemanning, lägga scheman och hantera från­varo.

Leverantörer

Förbundet delar dina personuppgifter med företag som utför tjänster åt oss som rör hanteringen av personupp­gifter. De leverantörerna är så kallade personuppgiftsbiträden. Förbundet har personuppgiftsbi­träden som hjälper oss med till exempel IT-tjänster (företag som levererar IT-lösningar, hanterar drift, ger teknisk support och underhål­ler våra IT-system).

Dessa företag får endast använda dina personuppgifter enligt våra tydliga instruktioner och de får inte an­vända dina uppgifter för egna ändamål. De är även skyl­diga enligt lag och avtal att skydda dina per­sonuppgifter. Förbundet ansvarar för hur dina personuppgifter hanteras av de leverantörer som utför uppgifter åt oss.

Förbundet delar även vissa personuppgifter med berörda leverantörer för mottagarens egen upp­följning och utvärdering (till exempel för att följa upp aktuella säkerhetskrav och licenser), samt för att hantera verksamheten (till exempel matbeställningar). Förbundet delar även personuppgifter med berörda leverantörer i samband med kommunikation med dessa och när Förbundet ordnar utbildningar. Leverantörerna är ansvariga för sin egen hantering av de personupp­gifter som Förbundet delar med dem.

Fackliga organisationer

Förbundet delar dina personuppgifter med fackliga organisationer. Det gör Förbundet för att:

  • uppfylla de rättsliga skyldigheter som gäller för Förbundet (till exempel förhand­lings- och informationsplikt)
  • hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav (till exempel i samband med en rättsprocess el­ler en tvist)

Arbetsgivarorganisationer

Förbundet delar dina personuppgifter med arbetsgivarorganisationer. Det gör Förbundet för att:

  • uppfylla de rättsliga skyldig­heter som gäller för Förbundet (till exempel förhand­lings- och informationsplikt)
  • hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav (till exempel i samband med en rättsprocess el­ler en tvist)

Myndigheter

Förbundet delar dina personuppgifter med olika myndigheter. Det gör Förbundet för att:

  • uppfylla rättsliga skyldigheter (till exempel för att lämna kontrolluppgifter till Skatteverket)
  • hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav (till exempel med polisen i brottsutredningar el­ler med domstolar i samband med ett krav eller en rättspro­cess)

Försäkringsbolag

Förbundet delar dina personuppgifter med försäkringsbolag. Det gör Förbundet till exempel för att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav (till exempel i samband med en rättsprocess el­ler en tvist).

Extern rådgivare

Förbundet delar dina personuppgifter med externa rådgivare. Det gör Förbundet till exempel för att:

  • uppfylla rättsliga skyldigheter (till exempel revisionsbyråer i samband med revision)
  • hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav (till exempel med advokatbyråer eller andra jurist­byråer för att han­tera krav eller en rättspro­cess)

Hotell- och konferensanläggningar och resebyråer

Förbundet delar dina personuppgifter med hotell- och konferensanläggningar och med resebyråer. Det gör Förbundet till exempel när Förbundet bokar tjänsteresor.

Övriga mottagare

Motparter

För att hantera och bemöta rättsliga krav kan Förbundet dela dina personuppgifter med motparter. Motparterna kan till exempel vara leverantörer och leverantörers externa rådgivare.

Potentiella köpare och säljare

När Förbundet genomför en verksamhetsförändring som innebär en överlåtelse av hela verksamheten eller delar av verksam­heten kan Förbundet dela personuppgifter med potentiella köpare och säljare.

Övriga externa parter

Vid kommunikation med externa parter delar Förbundet de personuppgifter som du själv eller annan lämnar till de ex­terna parterna.

Detaljerad information om mottagare som uppgifter delas med (pdf)